Perguntas e Respostas Frequentes

  • Eu posso acessar o SEI de casa?

    Sim. O SEI é uma plataforma web disponível na internet. Você pode acessá-lo de qualquer lugar.

  • Eu preciso de token para assinar documentos?

    Não. Não é necessário qualquer tipo de token ou certificado digital. Seu usuário e senha são suficiente para conferir autenticidade aos documentos. (Decreto nº 18.316, de 31 de abril de 2019).

  • Como um documento eletrônico é assinado? Os documentos podem ficar sem assinatura?

    No SEI, qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de uso de senha ou de certificação digital, conforme regulamentação da Prefeitura. A senha é de uso pessoal e intransferível, e deve ser mantida em sigilo por cada servidor – nenhum servidor pode utilizar a senha de outro. Por isso, guarde bem sua senha!

    Os documentos de um processo podem ser assinados por mais de um servidor, sem que necessariamente haja uma hierarquia de assinaturas. Para que um documento seja assinado por várias pessoas, ele deve ser incluído num Bloco de Assinaturas no SEI. O bloco deve ser disponibilizado às unidades que devem assinar o documento. Ele funciona como uma “pasta” que reúne e organiza despachos, e permite que a chefia de sua unidade ou de outras unidades assinem qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade.

    Se um processo enviado a outra unidade contiver um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela unidade que o recebeu. Trata-se de uma minuta. Por isso, é necessário assinar os documentos no SEI antes de enviar o processo a outra unidade.

  • Quem pode autuar processos eletrônicos?

    Todos os servidores municipais que estiverem cadastrados no sistema e possuem aptidão para uso do sistema.

    Além disso, não existe mais a necessidade de encaminhar um processo para a unidade autuadora: no Processo Eletrônico, todas as unidades da Prefeitura podem autuar e tramitar processos.

  • Eu preciso migrar os processos já existentes para o SEI?

    Não é obrigatório. Os processos físicos já iniciados antes da implantação do SEI podem permanecer em papel até seu arquivamento.

  • O estagiário pode acessar o SEI?

    Sim. Qualquer pessoa com vínculo no serviço público, sendo estagiário, efetivo, terceirizado ou comissionado, pode acessar o SEI.

  • Como faço a numeração de páginas de um processo no SEI?

    Não é necessário numerar páginas no SEI. O sistema não permite mudança de ordem ou remoção de documentos já tramitados ou assinados.

  • Os documentos eletrônicos podem receber datas retroativas?

    Não. O SEI gera a data do documento automaticamente quando ele é criado no sistema. Não é possível alterar a data atribuída pelo sistema.

  • No SEI, como posso acompanhar a tramitação de um processo específico?

    O SEI possui uma função de pesquisa livre, que encontra qualquer termo que esteja presente no conteúdo de um processo, e também uma função de pesquisa estruturada, que localiza processos de acordo com parâmetros de busca.

    Você também pode acompanhar um processo específico utilizando a função de Acompanhamento Especial, que funciona como um grupo de “favoritos”, facilitando o acesso aos processos incluídos nesse grupo. Qualquer servidor pode incluir qualquer processo no Acompanhamento Especial, desde que o processo não seja restrito ou sigiloso.

  • Como os processos tramitam no SEI?

    Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SEI. É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos a esse processo.

  • No SEI, qual é a diferença entre documento interno e documento externo?

    Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado por sua unidade, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha ou certificação digital. Um documento externo digitalizado, com assinatura em papel, não deve substituir o documento interno com assinatura gerada eletronicamente.

  • No SEI, qual a diferença em anexar um processo e relacionar um processo?

    A anexação é um ato administrativo na qual um servidor junta dois processos por uma razão específica. A regra aplica-se em processos que tem um mesmo interessado e um mesmo assunto. Além da anexação de processo a processo, chama-se também anexação a juntada de documentos avulsos ao processo.

    O relacionamento é uma função do SEI que permite ligar dois processos de forma a facilitar sua recuperação. Não é um ato administrativo, portanto não vincula legalmente um documento a outro.